Reporte su información al Ministerio (Solo usuarios ó entidades reguladas)
Mapas Temáticos
Programa Nacional de Cocniliación
02/06/2005
CONCEPTO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALES DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN.
Archivo Descargable : 3494.doc

CONCEPTO: MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

OFICIO: 3494 del 02/06/05

PETICIONARIO: Carlos Guzmán Romero, Director Centro de Conciliación y Arbitraje, Cámara de Comercio de Barranquilla.

TEMA: Tablas de retención documentales de los centros de conciliación.

El Artículo 14 de la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador una vez logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, dentro de los dos (2) días siguientes al de la audiencia, deberá registrar el acta ante el centro en el cual se encuentre inscrito. Para efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y copias para cada una de las partes. Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes.

Por otra parte, el Artículo 4 del Decreto 30 de 2002 establece en el numeral 4. El Director del centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán a las personas interesadas los originales de las actas de conciliación y en el numeral 5. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio se mantendrán en muebles y/o archivadores, especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, conservándolos en el estricto orden numérico de registro.

De acuerdo con las normas citadas se concluye que el centro de conciliación debe conservar los antecedentes del trámite conciliatorio y el original del acta de conciliación, los que no pueden ser devueltos a las partes. La excepción son los antecedentes del trámite conciliatorio que el centro conservará en copias simples en el caso que las partes interesadas reclamen originales.

En relación con el tiempo de conservación de los documentos que hacen parte del trámite conciliatorio incluyendo el acta de conciliación por el centro, toda vez que este tema no se encuentra reglamentado en la ley de conciliación, es necesario remitirse a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, reglamentada mediante el Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

En documento anexo al presente concepto de línea institucional se presenta la tabla de retención documental de los centros de conciliación y/o arbitraje en la cual el Ministerio del Interior y de Justicia como máxima autoridad administrativa establece el manejo que deben seguir todos los centros para la custodia, cuidado y conservación de los documentos de las conciliaciones en Colombia.

Para consultar las tablas de retención documentales de los centros de conciliación hacer click en el siguiente botón:

Sin perjuicio de lo establecido en la tabla de retención documental de los centros de conciliación y/o arbitraje, es importante tener en cuenta el concepto 5511 del 30 de abril de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia que dice:

“En relación con la destrucción de los documentos físicos que integran los expedientes de arbitraje y conciliación de los centros de arbitraje y conciliación, en concepto de este Ministerio se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

De conformidad con el artículo 228 de la Constitución Nacional y el artículo 1 de la Ley 270 de 1996 la administración de justicia es una función pública. Al respecto la Corte Constitucional en la Sentencia C-1038 de 2002, que cita a la Sentencia SU-600 de 1999, menciona que por la importancia de las funciones que desarrollan los centros de conciliación y arbitraje su actividad implica el ejercicio de una función pública.

En el mismo sentido, de acuerdo con el artículo 116 de la Constitución Nacional los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o árbitros y considerando que dichas personas deben estar inscritas en un centro de conciliación y arbitraje, la función pública tanto de conciliadores y árbitros, como de los centros se desarrolla en los términos que determina la Ley.

Por su parte la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación consagra en sus artículos 6, 8, 10 y 11 lo siguiente:

“Artículo 6°. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese req